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Obligations légales des entrepreneurs: quelques conseils pour finir l’année en beauté

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24 déc. 2023 06:51

Pour plusieurs dirigeants d’entreprises, l’arrivée imminente du mois de décembre est souvent synonyme de festivités de fin d’année, mais représente également l’heure des bilans et le moment propice afin d’établir les priorités pour l’année à venir.

Sur le plan juridique, l’année 2023 fut fertile en nouveautés législatives pouvant avoir des impacts directs et concrets sur les entrepreneurs.
 
Avant d’aborder plus amplement certaines de ces nouveautés, et comme la période des « partys de bureau » approche à grands pas, nous estimions utile d’effectuer un bref rappel des obligations pouvant incomber aux entreprises envers leurs employés dans de tels contextes.
 
Fêtes de fin d’année: jusqu’où vont les obligations des employeurs?
 
Rappelons d’abord que tout employeur a l’obligation de protéger la santé et d’assurer la sécurité et l’intégrité physique de ses employés, et ce, même si l’événement festif qu’il organise se déroule à l’extérieur du lieu de travail habituel et en dehors de l’horaire normal de travail.
 
Il est même possible que dans certains contextes, un employé victime d’un accident dans le cadre d’une telle réception puisse être indemnisé par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail.
 
Aux fins d’assurer à tout le moins la sécurité des employés en lien avec la consommation d’alcool souvent abondante dans de telles circonstances, tout employeur se doit de mettre en place des mesures préventives, telles que le remboursement des frais de transport, l’offre d’un service de raccompagnement, la mise en place d’un système de détection du taux d’alcoolémie ou de tickets modérateurs pour la consommation d’alcool.
 
Il est par ailleurs important de retenir que dans certaines circonstances, l’employeur peut être tenu responsable en vertu de la Loi sur les normes du travail advenant que l’un ou l’autre de ses employés soit victime de gestes pouvant être qualifiés de harcèlement psychologique ou sexuel, et ce, même si ces gestes sont posés dans le cadre d’un « party de bureau ».
 
Dans le même ordre d’idées, dans la mesure où un employé, dans le cadre d’un tel événement, adopte des comportements répréhensibles tels que des gestes de violence ou de harcèlement ou encore des agit de manière à porter atteinte à la réputation de l’employeur, ce dernier demeure en droit d’imposer à l’employé concerné les mesures administratives ou disciplinaires appropriées.
 
Afin de réduire le risque d’incidents fâcheux et permettre le déroulement harmonieux de votre événement, il demeure judicieux, en pratique, d’aviser à l’avance vos employés des mesures préventives visant à assurer leur sécurité, et contrôler leur consommation d’alcool et de leur rappeler que les comportements attendus de leur part demeurent les mêmes que ceux qui sont obligatoires en milieu de travail.
 
Nouvelles obligations en matière de protection des renseignements personnels : il est temps de passer à l’action
 
L’une des nouveautés majeures de l’année 2023 dans le monde des affaires demeure certainement l’entrée en vigueur de plusieurs dispositions de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, plus amplement connue sous le vocable de « Loi 25 ».
 
En effet, depuis le 22 septembre 2023, plusieurs nouvelles obligations incombent désormais aux entreprises privées en matière de protection des renseignements personnels.
 
Si votre entreprise collecte et détient de tels renseignements concernant notamment sa clientèle et ses employés, elle est concernée par la Loi 25 et elle devrait déjà avoir entamé des démarches pour s’y conformer.
 
En plus d’être soumis à des obligations plus exigeantes, les entrepreneurs s’exposent par ailleurs à des sanctions nettement plus élevées qu’auparavant, en cas de contravention.  En effet, une entreprise qui contrevient à certaines dispositions de la Loi 25 encourt non seulement un important risque financier (soit jusqu’à 25 millions de dollars), mais s’expose également à des répercussions majeures sur sa réputation. 
 
Certaines violations à la Loi 25 doivent par ailleurs être dénoncées à la Commission d’accès à l’information, ainsi qu’aux personnes concernées par les renseignements personnels impliqués, mais encore faut-il savoir lesquelles de ces violations.
 
Vous faire accompagner par des conseillers juridiques en matière de protection des renseignements personnels est une initiative judicieuse pour élaborer un plan d’action concret, afin de rattraper le temps perdu et respecter les échéances à venir. 
 
Transparence corporative – Nouveautés québécoises

Le Québec fait bonne figure cette année avec l’entrée en vigueur de nouvelles mesures en matière de transparence corporative. En consultant le Registre des entreprises (ci-après le « Registre »), nous pourrons dorénavant savoir quelles personnes physiques tirent les ficelles des sociétés faisant affaire au Québec : les bénéficiaires ultimes. Sauf exception, les assujettis à la Loi sur la publicité légale des entreprises doivent, au plus tard lors de la déclaration annuelle suivant le 31 mars dernier, identifier et inscrire au Registre leurs bénéficiaires ultimes en plus de fournir davantage d’informations sur leurs administrateurs et leurs actionnaires.
Qui sont ces bénéficiaires ultimes? Dans la majorité des cas, il s’agit des personnes qui contrôlent ou détiennent, directement ou indirectement, 25% ou plus des droits de vote ou de la juste valeur marchande des actions ou des parts d’une société. Prenons l’exemple de la détention en parts égales d’actions ordinaires d’un magasin général par une société de gestion et une personne physique :



Les bénéficiaires ultimes peuvent être difficiles à identifier dans des structures corporatives à plusieurs niveaux, en particulier en présence de sociétés en commandite ou de fiducie. N’hésitez pas à consulter votre professionnel du droit, afin qu’il vous aide à identifier les bénéficiaires ultimes et vous accompagne à remplir vos obligations auprès des autorités gouvernementales, car des pénalités sont prévues pour les personnes qui négligent de fournir ces informations.
Les sociétés fédérales doivent tenir un registre des particuliers détenant un contrôle important depuis 2019, mais ce registre n’est pas public. Un projet de loi chemine actuellement au palier fédéral qui, s’il est adopté, soumettra les sociétés fédérales aux mêmes obligations de divulgation au public dès 2024.

Auteures :

Me Marie-Ève Malenfant, Avocate en droit du travail
Lien bio : https://ksalegal.ca/trouver-avocat-notaire/marie-eve-malenfant/

Me Tessa Rheault, Avocate en droit corporatif
Lien bio : https://ksalegal.ca/trouver-avocat-notaire/tessa-rheault/

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