Dans son dernier rapport, le vérificateur général de la Ville de Lévis, Yves Denis, s’est intéressé plus particulièrement à la gestion immobilière. L’audit est le premier d’une série de trois dans ce domaine à venir au cours des prochaines années.
Ce travail de vérification a pour objectif de «s’assurer que la Ville de Lévis acquiert ses immeubles selon des besoins définis, avec un souci d’économie et d’efficience».
Au vu des conclusions rendues, la Ville de Lévis peut mieux faire et devra revoir ses procédures d’acquisition d’immeubles destinés aux infrastructures de services publics, puisqu’elles sont «inefficientes», a évalué le vérificateur. En 2018, 65 acquisitions ont été réalisées, dont 29 analysées par son bureau.
Le processus «engendre des coûts administratifs et augmente les délais de traitement des dossiers», car «pour ces acquisitions, qui sont nombreuses et de faible valeur, les procédures sont les mêmes que pour celles concernant les acquisitions importantes».
Le vérificateur général a recommandé à la Ville de permettre aux directeurs de ses services de pouvoir approuver une transaction de faible valeur, comme ils peuvent le faire pour des achats de biens et de services d’un montant inférieur à 50 000 $.
Lorsqu’elle aura recours aux services de professionnels, tels qu’une demande d’évaluation, la Ville devra également regrouper ses demandes «afin de limiter les délais administratifs et les coûts de traitement de ces transactions».
Plus de planification nécessaire
De 2016 à 2018, la municipalité est devenue propriétaire de 21 immeubles dans le cadre des acquisitions de nature stratégique, «peu nombreuses, mais de valeur importante», destinées à l’amélioration de l’offre de service aux citoyens ou à l’administration de la Ville et liées au programme triennal d’immobilisations ou à un plan particulier d’urbanisme. Dix de ces achats ont été analysés par le vérificateur.
«Nous avons constaté que trois des dix acquisitions complétées étaient non reliées à un besoin identifié ou à un plan prédéterminé. La Ville court le risque que les caractéristiques des immeubles acquis ne permettent pas de répondre aux besoins ou entraînent des coûts importants pour qu’ils soient adaptés», a rapporté le vérificateur.
De plus, la rapidité des procédures, due à des délais insuffisants prévus par la Ville, ne laisse pas suffisamment de temps pour négocier ou engager une procédure d’expropriation ce qui «compromet la qualité du processus d’acquisition, dont certaines étapes sont souvent escamotées».
Le vérificateur général a pointé aussi du doigt les évaluations initiales, qui servent par exemple à estimer le montant des travaux nécessaires ou à vérifier l’état d’un bâtiment ou la présence de sols contaminés, qui semblent insuffisantes selon ses conclusions.
À la suite du processus d’audit, la Ville a identifié des mesures concrètes qui pourraient être mises en place à court terme. Sa direction générale a annoncé qu’elle est «en mesure de poser des gestes concrets» dès à présent.
Une modification règlementaire a ainsi été adoptée par le conseil municipal permettant de revoir le plan de délégation pour l’approbation de certaines acquisitions. «Des directives ont également été communiquées aux membres des équipes concernées afin d’augmenter les exigences en matière d’indépendance et d’engagement à la confidentialité dans le cadre des processus d’acquisition», a précisé la Ville.